第一章 总 则
第一条 为适应工作需要，推进学校公文处理科学化、制度化和规范化，提高公文处理工作效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和省委有关文件要求，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党政公文处理工作。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布决策和部署工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校公文包括纸质公文和电子公文。
第四条 公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校党委（院长）办公室是学校党政公文处理的归口管理单位，负责学校公文的审核、制发、办理、管理及安全保密，制定与实施学校公文处理工作规章制度；负责对各部门、各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第七条 全校各单位应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人负责，从事公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。
第八条 校各单位应积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过电子校务OA系统进行。
第二章 公文种类
第九条 学校常用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外发布重要事项或法定事项。
（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求全校各单位（部门）或有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。
（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 学校公文一般由份号、密级、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级。按照上级有关密级管理制度执行，涉及到学校工作秘密的公文应当标注“工作秘密”或“内部资料”。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文须分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。学校的下行公文，发文机关标志由发文机关全称加“文件”二字组成；学校的上行公文或平行公文，发文机关标志使用发文机关全称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
学校发文标志由学校办公室统一拟制，各部门、各单位不得擅自拟制发文标志。如确需拟制的，须向党委（院长）办公室提出申请，由学校办公室报请分管校领导同意后统一拟制。
（五）发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成，如学校行政工作方面的文件，发文字号为“南工发〔2020〕××号”。联合行文时，使用主办单位的发文字号。学校发文代字由学校办公室统一拟制，各部门、各单位不得擅自拟制发文代字。以校党委、校行政名义和学校办公室名义印发的公文，发文顺序号由学校办公室统一编制。以各部门、各单位名义印发的公文，发文顺序号由发文单位自行编制。
（六）签发人。上行文须标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般来说，公文标题要尽量简短，标题中全文引用的法律、法规、规章名称应加书名号。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。学校公文“主送机关”的一般用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“校各单位”或“各党委（党总支）、直属党支部，校各单位”；发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关单位”；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。附件名称后不加标点符号。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称，且与发文单位标志、标题中的发文单位名称相符。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，须加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章用红色，不得出现空白印章。有特定发文单位标志的普发性公文、纪要可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、公开属性、联系人姓名和联系方式、分送情况等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。
（十六）抄送单位。除主送单位外，需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。学校公文印发单位为党委（院长）办公室。信函格式公文不标注印发单位、印发日期和分隔线。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。
第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。学校发文格式纸由党委（院长）办公室统一拟制，各部门、各单位拟制发文格式纸须向党委（院长）办公室报备。学校发文格式纸共分三种：
（一）以学校党委名义、以党委和行政联合名义发出的校内公文使用“中共南昌工程学院委员会文件”格式纸；
（二）以学校行政名义发出的校内公文使用“南昌工程学院文件”格式纸；
（三）以学校名义发出的校外公文使用“中共南昌工程学院委员会”“南昌工程学院”格式纸。
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。从严控制公文数量，属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；能通过面商、面示、电话、传真、邮件、便函、普通通知公告等方式解决或答复的。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，须同时抄送被越过的单位。涉及全校党委、行政工作，需要向上级请示、报告，或者需要向全校各部门发布批示性、周知性等的公文，由学校党委或行政行文。属于各部门职权范围内的具体问题，由各部门自行行文。学校内设机构除学校党委（院长）公室以外不得以学校名义对外正式行文。未经校党委或校行政同意，学校议事协调机构、临时机构一般不对外行文。
第十六条 向上级单位的行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）请示应当一文一事。请示的问题如涉及其他单位，主办单位应主动与有关单位协商后取得一致意见后行文请示。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不应出现“请批复”“请审批”等字样。
（三）各部门、各单位向上级主管部门请示、报告事项，须经校党委、校行政同意，以校党委、校行政的名义上报。以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，由党委（院长）办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后，统一编号行文。
（四）各教学科研单位、下属企业等向学校请示问题、报告工作或对外行文，一般应先送事项相关的学校业务主管部门备案审核，由该部门提出意见后，送学校党委（院长）办公室转呈有关校领导或进入办文流程。
（五）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
（六）拟请上级单位负责人出席重大活动并讲话时，一般在报送请示的同时附经本单位负责人审核过的讲话代拟稿。落实上级单位负责人批示的情况报告，应当附批示复印件。
第十七条 向下级单位的行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
（二）学校党委、行政可向全校各单位行文。
（三）党委（院长）办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各单位行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。
（四）以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。
第十八条 向同级或不相隶属单位的正式行文，采用信函格式。向校外同级或不相隶属单位正式行文，一般以校党委、校行政名义行文。
第十九条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第五章 公文拟制
第二十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十一条 起草。公文起草一般是“谁主管谁起草”。学校全局性的综合性文件或特别重要的文件可成立文本起草小组。各部门、各单位拟以校党委、校行政名义行文，应当代拟文稿。公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门、单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门、单位意见，力求达成一致。
（七）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。
（八）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取严格保密措施。
第二十二条 审核。以学校二级单位名义发出的公文由二级单位负责人审核；凡以校党委、校行政名义印发的公文，在校领导签发前，须经党委（院长）办公室审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合学校的相关规定；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
（六）确定公文的公开范围。
第二十三条 经审核不宜发文的公文文稿，须退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送审核。
第二十四条 签发。凡以校党委、校行政名义印发的公文，由拟稿人填写发文单、经拟稿人签字、拟稿单位负责同志审核签字后送党委（院长）办公室，由党委（院长）办公室审核后，送书记、校长或分管校领导签发。如涉及几个部门工作的公文，由拟稿单位直接送有关部门会签。
以学校党委名义发出的公文由学校党委书记签发；以学校行政名义发出的公文由校长签发；学校党委会、校长办公会纪要由会议主持人签发。以学校二级单位名义发出的公文，由分管校领导签发。签发人签发公文，须签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者只签姓名的，视为同意。
第二十五条 领导签发后的文件，原则上不得再做改动。若确需改动的须经原签发领导同意；如领导已签批否定意见，经办人员不得换转呈其他领导，如确需转呈的应将原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者，要按有关规定给予纪律处分。
第六章 公文办理
第二十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十七条 学校收文办理的主要程序是：
（一）签收。主送学校的各类文电须经党委（院长）办公室统一签收、登记、审核并组织运转；由校外直接寄送学校部门、单位的公文，参加会议带回的公文，以及通过网络平台、传真等方式接收的公文，凡接收对象为学校的，或接收对象为部门但内容涉及重要专项业务的，须及时送党委（院长）办公室，由党委（院长）办公室按照收文办理程序统筹办理。党委（院长）办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收如发现问题，应当及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。收到来文后，要及时进行登记，对来文编号、来文时间、来文字号、来文标题等主要信息和办理情况进行详细记载。对上级单位重要的电话指示、通知、答复，应记录来电机关、人员姓名、时间、内容，用公文纸誊抄清楚，签署接电话人姓名，视同上级来文进行登记处理。
（三）初审。对收到的公文，应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文由党委（院长）办公室主任根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围。批办性公文由党委（院长）办公室主任按照工作分工和业务职能，批请学校领导阅示或相关单位办理。属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。
承办部门对交办的公文须及时处理，有明确办理时限要求的须在规定时限内办理完毕，办理确有困难的须及时说明原因。涉及两个及以上部门办理的公文，主办部门应及时、主动与协办部门协商办理。公文办理完毕后，根据公文归档有关规定归档。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。办理公文传阅须随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。党委（院长）办公室应及时了解掌握校领导批办的公文办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。需要答复的公文，办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十八条 学校发文办理主要程序是：
（一）复核。公文印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。需作实质性修改的，须报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、公开属性、成文日期等主要信息详细记载。
（三）印制。非涉密公文一般只印制电子公文，确需印制的纸质公文，由拟稿单位根据需要确定印制份数和发放范围。涉密公文不得印制电子公文，应当在符合保密要求的场所印制。公文印制时要严格履行校对、制版、印刷、装订、用印等程序，确保公文印制质量和时效。
（四）除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过电子校务OA系统发布，不再以纸质形式下发。涉密公文须通过党委（院长）办公室机要员进行传递。
第二十九条 整理归档。需要归档的公文及有关材料，各部门、各单位须根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档，任何个人不得保存应当归档的公文。涉及两个及以上部门办理的公文，原件由党委（院长）办公室或主办部门进行归档，相关部门保存复印件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。OA系统中办理结束的文件要及时提交办结、归档。
第七章 公文管理
第三十条 各部门、各单位须严格执行学校公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十一条 校外来文、校级公文由党委（院长）办公室统一管理。各部门、各单位应当指定专人负责公文管理。涉密单位要按照有关保密规定指定专人管理公文，配备必要的安全保密设施设备。
第三十二条 涉密公文管理严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规。涉密公文处理过程中所产生的材料视同原文件管理。严禁使用非涉密计算机系统存储、处理、传输涉密文件。
第三十三条 未标注密级的中央、省委文件和发电按照内部文件管理，不得擅自公开使用，严禁违规在互联网、内部网站等发布、转载、传播。
第三十四条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效。公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 学校内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理；内设机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门、单位须督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条 学校新设立的内设机构可以根据工作需要向党委（院长）办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。内设机构合并、更名、撤销时，应当对其发文户头进行相应调整或取消。
第八章 附 则
第三十八条 学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过电子校务OA系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本办法执行。
第三十九条 学校外事方面的公文，依照外事主管单位的有关规定处理。
第四十条 学校实行公文处理责任追究制度，造成不良后果的，相关责任人须承担补救或改正的责任，情节严重的，按有关规定予以问责。
第四十一条 本办法由党委（院长）办公室负责解释。
第四十二条 本办法自印发之日起施行。原《南昌工程学院公文处理实施办法》（南工字〔2005〕110号）《南昌工程学院教学单位公文处理工作规范管理暂行办法》（南工办发〔2013〕4号）同时废止，其他与本办法有不一致的规定按本办法执行。
南昌工程学院党委办公室 2021年6月9日印发
