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南昌工程学院教学单位公文处理工作规范管理暂行办法
2013-06-20 10:31  

第一章 总  则

第一条  为了适应学校校、院(系、部)两级管理办学的需要,推进教学单位公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和学校公文办理有关规定,制定本办法。

第二条  本办法适用于南昌工程学院二级教学单位公文处理工作。

第三条  教学单位公文处理工作主要包括公文拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等工作。

第四条  各教学单位党政办公室是本单位公文处理工作的管理机构,主管本单位公文处理工作。未设立办公室的教学单位应指定专人负责公文处理工作。学校党委(校长)办公室负责对各教学单位机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章  公文种类和形式

第六条  教学单位公文种类主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等9种常用公文文种。

第七条  各教学单位公文的主要形式如下,各教学单位可结合实际,参照确定。各教学单位确立本单位公文主要形式后,报学校党委(校长)办公室备案登记。

(一)发文机关表示为“中共南昌工程学院**学院委员会文件”(文头中的“**”为发文单位全称,下同),代字为“南工**党发”(文号标示中的“**”为教学单位规范简称,如“机电”,下同)的公文,主要适用于教学单位党委传达贯彻党中央和省委、省委教育工委、学校党委发布的重要方针、政策、指示,部署学院党委重要工作,发布重要决定及其他必须以学院名义办理的重要事项;代字为“南工**党字”的公文,主要适用于向上级党委报告、请示相关事项等。涉及教学单位重大事项,需要党政联合行文的,一律采用“党字”或者“党发”行文。

(二)发文机关标示为“南昌工程学院**文件”,代字为“**发”的公文,主要适用于教学单位传达贯彻上级行政机关发布的重要方针、政策、只是,部署教学单位全局性工作,发布重要决定,以及其他必须以教学单位名义办理的重要事项;代字为“**字”的公文,主要适用于向上级机关(部门)报告、请示相关事项等。

(三)发文机关标示为“南昌工程学院**学院文件”,代字为“**学字”的公文,主要适用于教学单位学生工作有关事项转批、发布、报告和请示等。

(四)发文标示为“南昌工程学院**学院会议纪要”的公文,用于记载学校党委(总支)会、院长(主任)办公会、党政联席会以及其他重要会议决定事项和主要精神。原则上要求各教学单位党委(总支)会、院长(主任)办公会、党政联席会做到“一会一纪要”。

第三章  公文格式

第八条  教学单位公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

(二)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,如“南工机电党发[2013]15号”。教学党委党政联合行文时,使用党委(总支)发文字号。

(三)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(四)标题。由发文机关全称、事由和文种组成。

(五)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称。

(六)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(七)附件。公文附件的顺序号和名称。

(八)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(九)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十一)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十二)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称。

(十三)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期,印发日期一般以文件签发人签发时间为准。

(十四)页码。公文页数顺序号,一般采用阿拉伯数字页码“1、2、3……”。

第九条  公文的版式按照中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合颁布的《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)标准执行,具体参见附件(南昌工程学院教学单位公文板式)。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十二条  教学单位行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。向上级机关请示、报告有关事项或问题,必须使用套红文件并加盖公章,如工作计划、总结等。未使用套红文件,上级机关有权发回重办。

第十三条  教学单位行文应根据隶属关系和职权范围确定,除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不得直接向上级领导越级请示或报告,不以单位的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”,应按照工作职责归属报送相关职能部门;如属上级机关负责人交办的事项,应在正文开头部分予以说明。

第十四条“请示”应当一文一事,只写一个主送机关(部门);需要同时送其他机关(部门)的,应当用抄送的形式。对一文数事、主送机关两个以上的,相关职能部门有权退回重办。

第十五条  为减少重复行文,凡上级公文已有明确规定的,二级教学单无需再作具体要求的,可以不行文。凡能面对面协商解决的问题以及可电话请示、报告的事项,可以不行文。

第五章  公文拟制

第十六条  教学单位公文办理包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  教学单位党政公文一般由党政办公室或者专门负责公文管理人员草拟,学生工作文件一般由学生工作办公室负责草拟。公文起草应当做到:

(一)符合国家的法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。一般公文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

(五)公文涉及学校相关职能部门和其他教学单位职权范围事项的,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(六)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(七)党政负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十八条  公文文稿签发前,应当由教学单位党政办公室或负责公文管理的专人进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关学校相关职能部门和其他教学单位的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十九条  教学单位党委(总支)文件一般由教学单位党委(总支)书记签发;教学单位行政文件一般由教学单位院长(主任)签发;党政共同行文的由党政负责人共同签发;教学单位学生工作文件一般由分管学生工作的专职副书记签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;直接签名视为同意。

第六章  发文办理

第二十条  教学单位发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序。

(一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十一条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。

第七章  公文管理

第二十二条  学校各教学单位应当及时建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十三条  教学单位公文由党政办公室或者专人统一管理,纳入本级单位档案管理。教学单位应配备必要的公文保管条件,对涉密文件(如“会议纪要”)应采取必要的安全保密设施。

第二十四条  教学单位党政公文含纸质公文和电子公文。教学单位公文的印发传达范围,以及公开发布的时间、形式和渠道由教学单位发文机关确定;为节约办公成本,一般性公文除档案留存和工作必须以外,不再印制纸质公文。

第二十五条  教学单位公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第八章  附  则

第二十六条  本办法由南昌工程学院党委(校长)办公室负责解释。

第二十七条  本办法自发布日起施行。各教学单位可根据本办法和本单位工作实际,制定具体实施细则。

 

附件:南昌工程学院教学单位公文版式(供参考)

 

 

                   南昌工程学院党委(校长)办公室

                          2013年4月25日

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